내년 회의의 장소와 시기 등을 공고할 가장 좋은 시기는 현재 회의가 개최 중일 때이다.

회의용 홍보물을 우편으로 발송시 대량우편 보다 1종(first-class) 혹은 특급우편을 이용한다.

홍보(publicity)는 광고(advertising)와 달리 언론매체의 시간대나 지면을 사는 것이 아니라 언론매체에 사용할 수 있는 기사거리를 제공하는 것이므로 기사 내용이나 시간에 대한 통제권한이 없다.

DM(Direct Mail : 직접우편물) 발송시 주초나 주말 혹은 휴일 전후보다는 주중에 도착하도록 한다.