회의실 결정은 가능한 현지답사를 하는 것이 바람직하지만, 시설공급업체에서 제공하는 도면만으로 결정해도 무방하다.

일반적으로 호텔을 회의실로 이용하는 경우 전체 회원을 위한 행사는 볼룸에서 한다.

전체 회의에서 가장 많이 사용되는 좌석배치인 극장식은 테이블과 의자가 설치된 형태이다.

각 회의실 디자인은 경험이 많은 시설공급업체의 담당자에게 일임하여 좌석, 무대, 기자재 배치를 적당히 하도록 지시한다.