꼭 해결되어야 할 중요문제를 눈에 띄게 색이 있는 펜으로 표시하며 정리한다.

모든 우편물에 접수번호를 부여하고 도착날짜, 소비자 이름, 연락처를 확인하여 문서접수 대장에 기록한다.

소비자에게 연락하기 쉬운 전화번호나 이메일이 없는 경우 소비자에게서 다시 연락이 오기만을 기다린다.

소비자로부터 문서자료를 받은 후 상담 시 필요한 자료나 부족한 부분을 표시하여 리스트를 만들어 둔다.