음향기기 점검 : 회의장 어느 부분에서도 잘 들리는지, 소리가 울리거나 약해지는지, 앰프가 필요한지를 점검한다.

기록 : 녹음이 필요할 경우에는 참석자들에게 녹음기를 사용하고 있음을 밝히고 눈에 보이는 곳에 녹음기를 놓아두어야 한다.

음식과 음료 : 회의 중 참석자들이 원하는 음식과 음료를 주문하게 할 경우 음료는 충분히 제공될 수 있도록 종류 제한은 하지 않는 것이 좋다.

자리배치 : 주관기관의 소속직원은 뒷면에, 초청인사는 주로 앞면으로 배치하도록 좌석배치를 한다.